Tagesabschluss: Aus dem Kopf bringen.

  1. Ideen einfach und schnell festhalten.
  2. Eine zentrale Ablage für die Ergänzung und Zuordnung einrichten.
  3. Aufgaben zielgerichtet einzelnen Ansprechpartnern zuordnen.

Nachdem wir ihn der Folge #1 für eine ablenkungsfreie Umgebung auf unserem Smartphone oder Tablet gesorgt haben, geht es in dieser Folge um die einfache Erfassung und Zuordnung von Gedanken und Ideen am Ende des Tages.

Wie sagte David Allen - der Gründer der weltweit anerkannten sog. GTD Methode schon: Der Geist ist dafür, Ideen zu haben, nicht sie zu halten. Mit einem sog. Mind Sweep können wir hierzu Dinge aus unserem Kopf heraus und in unser eigenes produktives System bekommen.

Jeden Tag gibt es eine Vielzahl an Besprechungen und Aufgaben, die zwar häufig geplant sind, aber flexibel Anpassungen erfahren. Sei es von den Inhalten oder wichtigen Ad-Hoc Dingen, die irgendwie zusätzlich den Tagesablauf beeinflussen.

Ich nutze daher einmal am Tag eine sog. ShutDown Routine, bei der ich alle Gedanken, die noch im Kopf existieren, schnell erfasse und einzelnen Lebensbereichen zuordne. Tolles Feature....

Mein täglicher MindSweep und Prozess sieht wie folgt aus:

  1. Am Ende des Bürotages starte ich ein Vorlage in Drafts und erfassen zu meinen Kategorien: Arbeit und Projekte, Familie und Freude sowie Persönliche Entwicklung einfach kurz alles was mir im Kopf herumschwirrt...
  2. Die Dinge, die ich als nachzuverfolgende Aufgaben bewerte, kennzeichne ich mit einem Aufgabentag (Marktdown Kennzeichnung)
  3. Am Ende der Erfassung übertrage ich automatisch die Aufgaben in meinen Aufgabenmanager Things und ergänze dort die jeweilige Aufgabe mit einem Verweis zu dem MindSweep in Things (Referenz zum Ursprung)
  4. Jeden Abend ordne ich dann alle Aufgaben im Eingangskorp von Things einzelnen Projekten oder Stakeholdern zu, sodass der Eiingangskorb nicht ungeordnet sich zu einem Mülleimer entwickelt...

Bei diesem und weiteren Automationsprozessen nutze ich die Apps Drafts und Things.

Grundsätzlich sind diese WORKFLOWS auch mit vergleichbaren Apps abbildbar, z.B. Omnifocus.

Hier ein Beispiel für diejenigen, die sich auch den Produktivitäts-Apps Drafts und Things zugewannt haben.

Die Vorlage in Drafts starte ich über die Shortcuts App und dort sieht es so aus:

Kategorien, die ich als strukturiete Hinweise abfrage:

  • Arbeit und Projekte
  • Famîlie und Freund
  • Persönliche Entwicklung

Sie können sich die automatisierte Aktion hier als Beispiel herunterladen und individuell anpassen: Link zu Drafts Action

There’s something fake about most productivity advice.

Don’t bother:

  • completing every todo list item
  • responding to every email
  • finishing every book

It’s not how productive people actually live. These proxies for productivity have little to do with getting actual results.

...

Drafts:

SharedDirectory:

https://actions.getdrafts.com/a/1ao

https://actions.getdrafts.com/a/1ap

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