Veranstaltungen, Besprechungen, Präsentationen, Videokonferenzen - ein enger und voller Terminkalender prägt häufig meinen Arbeitsalltag. In der Regel wenig Zeit, um ganz neue Dinge auszuprobieren, selbst etwas zu erstellen oder in Ruhe zu schreiben.
Daher nutze ich in meiner freien Zeit die Gelegenheit ein wenig über das Thema „Persönliche Produktivität“ und die von mir dazu verwendeten Werkzeuge und Methoden zu schreiben. Zum einen bietet es mir die Möglichkeit meine täglichen Prozesse effizienter zu gestalten, von der Netzgemeinde zu lernen und mit Gleichgesinnten weltweit oder lokal in Kontakt zu kommen.
Ich habe in den letzten Jahren viele Ideen und Anregungen aus veröffentlichten Prozessen mit ausgewählten Apps, Beschreibungen von persönlichen Setups und Routinen oder Podcasts erhalten. Auf dieser Basis habe ich meine eigenen Workflows angepasst und versucht zu optimieren. Jeder hat durch die unterschiedlichen Tagesaufgaben und Vorlieben sicherlich andere Schwerpunkte und favorisierte Werkzeuge. Für den einen ist es zu viel Planung und Dokumentation, für den anderen zu wenig. Manchmal liesse sich durch die Zeit, die man zum ausprobieren und automatisieren benötigt, auch einfach ein Arbeitsergebnis schon erzielen.
Aber für mich ist es auch ein gute Gelegenheit zu verstehen, wie manche Dinge funktionieren. Wie automatisierte ich täglich anfallende Aufgaben mit Kurzbefehlen? Wie optimiere ich meinen Workflow zur schnellen Erfassung von Ideen und das Umsetzen in konkrete Aktionen? Wie erstelle ich ScreenCasts? Wie kann ich kleine Videos auf dem iPad editieren und gestalten? Wie kann ich Audiodateien optimieren und zeitlich für Podcasts zurechtschneiden? Wie erstelle ich meine eigene Website und veröffentliche diese auf weltweit verteilten Speicherplätzen?
Leider habe ich in meiner begrenzten privaten Zeit auch nicht immer die Gelegenheit alle neuen Dinge zu bewerten und zu veröffentlichen. Ich habe mir aber vorgenommen für meine kleine Entwickler-Garage die eine oder andere Stunde zu investieren und regelmäßig etwas zu veröffentlichen. Auch wenn es vielleicht nicht immer so professionell aussieht, wie bei Kolleginnen und Kollegen, die es hauptberuflich machen. Mal sehen, ob ich den Vorsatz einhalten kann.
Ich würde mich freuen, wenn die eine oder andere Anregung auf diesen Seiten hilfreich ist. Als Inspiration für die Verbesserung eigener Prozesse, für einen produktiveren Tagesalltag oder wie sagt man so schön - einfach nur so „für den Weltfrieden“...
Viele der hier vorgestellte Methoden und Automatisierungen lassen sich grundsätzlich auf verschiedene Werkzeuge übertragen. Ich bewege mich jedoch im privaten Umfeld weitestgehende im Apple Ökosystem. Dabei achte ich besonders darauf, dass die von mir eingesetzten Apps und Werkzeuge geräteübergreifend eingesetzt werden können und ihre Daten in Echtzeit synchronisieren.
So kann ich schnell Ideen und Informationen erfassen und abrufen, dort wo mich das geeignetste Gerät in der jeweiligen Situation am besten unterstützten kann.
Mein Workflow und eingesetzten Apps für die schnelle Ersterfassung von Informationen, die Aufgabenzuordnungen, die Ergänzung von weiteren Informationen bis zum finalen Schreiben von längeren Texten oder erstellen von Präsentationen sieht dabei grundsätzlich wie folgt aus:
Schnelle Ersterfassung:
Alle neue Informationen, Ideen und unstrukturierte Hinweise gehen direkt in Drafts. Als Sprachnotiz von der Apple Watch oder als Text übers iPhone, iPad oder Macbook. Aus dem Kopf direkt schnell erfassen und später prüfen, wie und ob noch weitere Schritte erforderlich sind.
Zuordnung zu konkreten Aufgaben:
Alle Aufgaben verwalte ich nach der GTD-Methode in Things mit automatisierten Verweisen zu den Drafts Textnotizen. In meiner Tagesabschluss-Routine prüfe ich den Eingangskorb von Drafts und übertrage automatisch die Informationen, dort wo ich eine spätere Aufgabe als sinnvoll bewerte.
Entwickeln von Lösungsideen:
Für alle komplexere Aufgaben, längere Artikel- oder Präsentationsvorbereitungen verwende ich zu Beginn Mindmaps in Mindnode. Hier kann ich einfach Dinge neu sortieren, in anderen Kontexten setzen und eine geeignete Struktur für das Ausformulieren schaffen.
Schreiben:
Die Erstellung von längeren Texten oder Blogeinträgen erfolgt in Markdown und Ulysses.
Planen:
Die Zeitplanung, die Koordinierung und Einladungen zu privaten Video- und Telefonkonferenzen erfolgt in Fantastical. Verschiedene Kalender mit unterschiedlichen Farben werden hier verwaltet und in unterschiedlichen Gruppen eingeteilt
Reflektieren:
Das tägliche kurze Tagesjournal, meine persönlichen Ziele und die Wochen- und Monatsreviews erfolgen in DayOne. Was hat gut funktioniert, was weniger gut? Welche Routinen kann ich verbessern oder einfacher gestalten?
Zu den einzelnen Konfigurationen und Automatisierungen der Apps schreibe ich einigen der nächsten Artikeln auf diesen Seiten.
Über Anregungen, Verbesserungsvorschläge oder Hinweise auf interessante Links freue ich mich sehr.
Herzliche Grüße aus Steinfurt
Andreas Lezgus
https://www.lezgus.de
info@lezgus.de
Die Erstellung dieser Seiten und der begleitenden Videos erfolgen auf dem iPad und iPhone mit folgenden Apps:
Die Texte auf diesem Blog werden in Markdown mit Ulysses geschrieben und automatisch auf Medium übertragen. Die Videos werden mit LumaFusion erstellt und die Audiodateien mit Ferrite bearbeitet. Als Mikrophone verwende ich ein Samson Q2U über XLR mit einem iRigPreHD Adapter direkt am iPad.
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